Gestión del Tiempo

Pensar, clave para mejorar nuestra Gestión del Tiempo

El tiempo es un elemento clave cuando hablamos de trabajo eficiente. ¿Sabes cómo gestionarlo?

Podemos definir la gestión del tiempo como aquel proceso por el que una persona divide sus horas disponibles según las tareas que debe realizar. Aún así, muchos días terminamos el día con la sensación de haber perdido el tiempo y no haber hecho nada productivo, tanto en el ámbito laboral como en el personal.

Una mala gestión del tiempo nos genera frustración, por no poder hacer todo lo que tenemos pendiente; y mala salud, siendo uno de los responsables de la sensación de estrés. Además, elementos como el e-mail, el teléfono, las notificaciones móviles, las reuniones eternas o, incluso, la falta de motivación, pueden ser considerados como “ladrones de tiempo” en muchos casos e influyen en esa mala administración temporal.

Por el contrario, si aprendemos a gestionar nuestras horas y nuestras tareas mejoraremos tanto nuestra productividad y efectividad como nuestra calidad de vida.

Muchos artículos se basan en la enumeración de los puntos a seguir para lograr ese tiempo gestionado, pero todos inician en algo muy importante: pensar. Cuando llegamos al trabajo y tenemos muchas tareas pendientes, o cuando nos levantamos por la mañana con muchas cosas por hacer, la tendencia suele ser querer llevarlas todas a cabo directamente, independientemente de su importancia, su urgencia o sus características. De esta manera, pasamos de una cosa a otra, muchas veces sin terminar ninguna. ¿Por qué? Porque no nos hemos parado a pensar qué teníamos que hacer y, por lo tanto, no tenemos ningún plan para hacerlo.

Pero, ¿sólo con pensar vamos a gestionar perfectamente nuestras horas? No. También necesitas lápiz y papel (o iPad o Google Calendar u otra aplicación/dispositivo con la que te sientas cómodo), no es necesario dejarlo todo a la capacidad de nuestra mente.

Los pasos básicos se podrían definir como: apuntar tareas pendientes, organizarlas por jerarquía de prioridades, planificar la hoja de ruta (por dónde empezar y por dónde terminar) y, muy importante, revisar: de nada sirve tener una lista de tareas si no la usamos ni acudimos a ella.

Hay varias técnicas que pueden ayudarnos, especialmente si estás iniciándote en el amplio mundo de la gestión de tiempos. Aquí vamos a explicar, muy brevemente, dos que creemos que funcionan, ambas bastante similares. Sí, también vas a necesitar pensar y lápiz y papel:

Matriz de Eisenhower: Dwight D. Eisenhower, 34º presidente de EEUU, ideó la “matriz de Eisenhower” o “matriz de gestión del tiempo”, que os presentamos a continuación:

Matriz de Eisenhower

Matriz de Eisenhower

Para trabajar correctamente con esta matriz hay que tener en cuenta la diferenciación entre dos conceptos: urgente e importante, dos ideas que solemos confundir. Lo urgente es aquello que necesita una acción por tu parte en este preciso momento para que se lleve a cabo; lo importante es aquello que nadie más aparte de ti puede hacer, aunque no necesariamente se lleve a cabo en este instante.

De esta manera, podemos clasificar todas aquellas tareas que necesitan de nosotros ahora mismo y todas aquellas que podemos descartar por el momento y/o delegar (un concepto muy importante en ciertos puestos de responsabilidad).

Técnica GTD: La técnica GTD (Getting Things Done) la explica David Allen en su libro “Organízate con eficacia”: está basada en listas, en apuntarlo todo (sí, también necesitas lápiz y papel).

Esta técnica de gestión se define por realizar un listado de todas, absolutamente todas, las tareas a realizar. Las fases básicas serían, en listados distintos: recopilar todas las tareas pendientes, procesar las necesidades de cada una de ellas, organizar y planificar según su importancia y hacer/ejecutar, concentrándose en el trabajo que estamos realizando en ese momento y relegando los pendientes, que no olvidaremos ya que tenemos apuntados y organizados.

La gestión del tiempo es algo necesario en tu día a día, sobre todo si eres de esas personas con muchas cosas por hacer o muchos planes pendientes. Y a ti, ¿te da tiempo a hacer todo lo que tienes pendiente? ¿Cuál es tu técnica de gestión de tiempo para lograr hacerlo todo?

1 comentario
  1. Alexander Mateus
    Alexander Mateus Dice:

    Es importante apoyarnos en los medios tecnológicos a los que tenemos acceso para planificar nuestro trabajo diario. Lista de tareas, programar actividades y priorizar incluyendo miembros del equipo de trabajo resulta muy útil, se puede llevar a cabo trabajo de forma mancomunada e inclusive el delegar tareas a través de estas herramientas resulta muy útil y sirve para gestionar y controlar cada una de las tareas planeadas.

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